W toku prowadzenia działalności gospodarczej mogą zaistnieć zdarzenia niezależne od przedsiębiorcy.
W obecnych czasach, przedsiębiorca musi liczyć się między innymi z tym, że może paść ofiarą przestępstw takich jak np. wyłudzenie, atak hackerski, czy kradzież środków pieniężnych. Jak można zabezpieczyć powstałą w taki sposób stratę, chociaż z perspektywy rachunku podatkowego?
Negatywne skutki takiego zdarzenia mogą zostać zmniejszone poprzez zaliczenie utraconych środków w koszty uzyskania przychodu. Jednak, aby skorzystać z takiej możliwości należy wykazać się zachowaniem należytej staranności i odpowiednio udokumentować zdarzenie. Co istotne, poszkodowany powinien być w stanie udowodnić, że oszustwo było zdarzeniem losowym, którego nie dało się przewidzieć, ani uniknąć.
Za przykład posłużyć tu może interpretacja indywidualna z dnia 27 kwietnia 2016 roku (IBPB-1-2/4510-271/16/AK). Zgodnie z przedstawionym w niej stanem faktycznym, Wnioskodawca współpracował długofalowo z zaufanym kontrahentem z rynków azjatyckich. Odpowiedzi na składane zamówienia otrzymywał z adresu mailowego należącego do dostawcy. Po uzgodnieniu warunków jednej z transakcji otrzymał drogą mailową, w sposób zgodny z dotychczasowymi ustaleniami, informację o zmianie numerów rachunków bankowych, na który powinny zostać dokonane wpłaty. Wnioskodawca następnie uzyskał informację, iż płatność nigdy nie dotarła do kontrahenta, a maile i w konsekwencji płatność zostały przechwycone przez oszusta na skutek włamania hakerskiego do serwera kontrahenta.
W tak zaprezentowanym stanie faktycznym, organ podatkowy uznał, że „strata w środkach obrotowych powstała na skutek wyłudzenia może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto ją jako koszt w księgach rachunkowych. Przy czym dzień, na który ujęto stratę w księgach rachunkowych może być tożsamy z dniem otrzymania przez Wnioskodawcę postanowienia o umorzeniu śledztwa.”
W interpretacji z dnia 27 sierpnia 2021 r. Wnioskodawca spotkał się z analogicznym podejściem organu podatkowego. Pytanie zadała Spółka z o.o. prowadząca działalność w zakresie międzynarodowego handlu maszynami. Skontaktowała się z nią mailowo osoba podszywająca się pod prezesa zarządu głównego zagranicznego kontrahenta Spółki. Nie wzbudziło to podejrzeń Wnioskodawcy, ponieważ kilka miesięcy wcześniej Spółka oraz prezes kontrahenta pozostawali w kontakcie. W korespondencji oszust zaproponował Spółce zakup urządzenia od podmiotu trzeciego posiadającego siedzibę w Chinach, a następnie jego odsprzedaż. Wnioskodawca dokonał płatności za urządzenie i wystawił fakturę swojemu kontrahentowi, następnie otrzymał sfałszowane potwierdzenie płatności za wystawioną fakturę.
Spółka odkryła, że doszło do oszustwa w momencie, kiedy środki od kontrahenta nie wpłynęły na jej rachunek bankowy. Należy w tym miejscu zauważyć, iż taki proces dokonywania transakcji jest standardowy w przypadku chińskich dostawców, wobec czego Spółka nie miała podstaw do powzięcia wątpliwości co do autentyczności wymienionych maili oraz otrzymanego potwierdzenia wykonania przelewu. Fakt oszustwa został zgłoszony policji, a faktura zakupu urządzenia, jak i faktura sprzedaży zostały anulowane i nie były nigdy zaksięgowane, ani jako koszt, ani jako przychód. W toku postępowania wystąpiła konieczność uzyskania pomocy prawnej w Chinach, a z uwagi na długi okres oczekiwania na jej udzielenie Prokuratura Rejonowa wydała postanowienie o zawieszeniu dochodzenia. Spółka uzyskała informacje, że wykrywalność tego typu przestępstw jest znikoma, a szansa na odzyskanie wyłudzonych pieniędzy praktycznie nie istnieje.
W związku z zaistniałą sytuacją Wnioskodawca zapytał o możliwość zaliczenia utraconych środków do kosztów uzyskania przychodu. Organ stwierdził, że nie można uwzględnić ich w kosztach przed zakończeniem postępowania prowadzonego przez organy ścigania. Jednocześnie wskazał, iż aby uznać wyłudzenie za właściwie udokumentowane, Spółka powinna posiadać protokół szkód, który określa jej rodzaj, ilość, wartość, przyczynę powstania straty, podpis osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. Policję.
Wskazujemy, że rozpoznanie utraconych w wyniku oszustwa środków pieniężnych jako kosztu podatkowego jest możliwe jedynie w sytuacji, w której podmiot będący ofiarą wyłudzenia dołożył należytej staranności i może wykazać, iż podjęte zostały wszelkie rozsądnie wymagane w danej sytuacji kroki, które powinny nie dopuścić do oszustwa. Co więcej, wyłudzenie powinno być odpowiednio udowodnione, z pomocą właściwych dokumentów.
W konsekwencji powyższego, w naszej ocenie, warto wdrażać odpowiednie procedury zabezpieczające przed ww. incydentami, które nie tylko mogą znacznie zmniejszyć ryzyko ich wystąpienia, ale w przypadku oszustwa, zabezpieczyć rachunek podatkowy poszkodowanego.
